Rätt organisation utvecklar evenemanget

Välorganiserad, lyhörd och ödmjuk. Det är tre egenskaper som är en förutsättning för att utveckla evenemang att rulla ännu smidigare. Det anser Gunilla Brynell Johansson, vd för Vätternrundan, som driver sin organisation enligt modellen Sportkontoret. En vd, en marknadschef, en arrangemangschef och en ekonomi/personalchef. Lägg därtill en styrelse på sex personer med kompletterande kompetenser, en kommitté med åtta ansvariga för olika verksamhetsområden såsom start- och målområde, depåer och specialarrangemang – samt 4 000 funktionärer.

 

Kostnadskontroll och lyssna

– Vi har organiserat oss för att arrangera världens bästa cykellopp, förklarar Gunilla Brynell Johansson, vd för Vätternrundan sedan två år tillbaka, då hon kom från olika chefspositioner på Swedbank – varav den sista som HR-chef i Region Öst.

– Jag tog med mig flera erfarenheter från Swedbank, bland annat att alltid ha kostnadskontroll och arbeta utifrån en affärsplan, men att driva Vätternrundan är inte som att driva ett börsnoterat företag som Swedbank. Du behöver ta dig ännu mer tid och lyssna på människorna i organisation som till största del är uppbyggd på ideella krafter. Det är viktigt att visa stor ödmjukhet, liksom att driva på, men också att stämma av att människor i organisationen förstår innehåll och begrepp.

Vätternrundan, samlar i dag cirka 40 000 deltagare under veckans sex lopp inklusive Vättern Bike Games i oktober.

Att vara öppen, ha tentaklerna ute och lyssna, liksom att skapa en dynamisk miljö är några av utmaningarna för att utveckla organisationen, och därmed hela Vätternrundan, enligt Gunilla Brynell Johansson.

Innovativ organisation

Lyssnandet sker också ”inåt” i organisationen En Svensk Klassiker. Vd:arna för de olika loppen – Vasaloppet, Engelbrektsloppet, Vätternrundan, Vansbrosimningen och TCS Lidingöloppet – träffas regelbundet och utbyter erfarenheter tillsammans med organisationen En Svensk Klassikers vd Micke Thorén och hans medarbetare. En gång om året samlas dessutom de olika Klassikerloppen med alla medarbetare för en stor konferens.

På de konferenserna brukar företrädare för en utomstående, innovativ organisation bjudas in. Senast var det ledningen för musikfestivalen i Göteborg, Way Out West, som bland annat serverar enbart vegetarisk mat.

Att få medarbetarna förutsättningar att vidga sina vyer på arbetsplatsen, och ta större ansvar, är en annan av utmaningarna i organisationen Vätternrundan.

– Ett exempel är att vi har haft en person som ansvarig för förråden. Allt som har med förråden att göra har gått genom den personen. Det ger en tydlighet men samtidigt en sårbarhet om den personen är borta eller sjuk, varför vi numera har flera som kan ta det ansvaret. Detsamma gäller att samla allt i egna mappar på sin dator. Nu har alla tillgång till allt, bland annat anteckningar från möten, förklarar Gunilla Brynell Johansson.

Deltagarna utvärderar

Vätternrundans utveckling ligger mycket i händerna på den egna kreativiteten.

– En del i utvecklingen framåt kommer säkert vara att titta på nya varianter, där olika kombinationer kan vara spännande.

Gunilla Brynell Johanssons råd till andra som vill utveckla sin egen organisation för att därigenom utveckla sin rättighet och sitt evenemang är följande:

– Räkna rätt, ha koll på dina kostnader och kom ihåg att du utvärderas av dina kunder och deltagare.

 

– Vi har träffat många olika sporter, bedrivit forskning och undervisat både klubbdirektörer och enskilda idrottare under den här tiden. Det positiva är att vår vision om Sportkontoret börjar få fäste. Det är allt fler eldsjälar som hör av sig till oss och vill ha råd och tips. Det negativa är att det är för få styrelser som stöttar dessa eldsjälar. Det satsas för lite pengar och ägnas för lite diskussion på årsmöten åt om hur föreningen går från att vara ett idrottskansli till ett modernt sportkontor, säger Martin Carlsson-Wall.

Brist på respekt

Enligt Carlsson-Wall handlar det om brist på respekt för dessa eldsjälar.

– Det är inte juste mot de hjältar och hjältinnor som försöker utveckla kanslierna med bristande resurser, men det är heller inte bra i relationen till de supportrar, sponsorer och kommuner som vill se att idrottsföreningen eller rättighetsägaren kombinera hjärta och hjärna.

– Framtiden tillhör den som kan balansera energi med kyligt agerande.

Fakta Sportkontoret

Vad? Ett koncept att hjälpa idrottsföreningar, idrottsförbund och rättighetsägare att gå från idrottskansli till ett modernt sportkontor.

Hur? Genom att tänka lika mycket på vilka personer som värvas till kansliet som till laget. En ny marknadschef kan vara lika viktig som en ny målgörare eller poängmaskin.

Varför? För att det utvecklar hela organisationen, ökar arbetsglädjen och skapar förutsättningar för organisatoriska och sportsliga framgångar.

När? Nu! Börja sätt dig in i vad Sportkontoret innebär, ta upp diskussionen i föreningens eller förbundets styrelse, gör upp en plan för hur det ska gå till att gå från att vara ett idrottskansli till ett modernt sportkontor och börja agera i riktningen ”Sportkontoret”.

Vem står bakom? Center for Sports and Business, Handelshögskolan i Stockholm.

Partners: Idrotter och organisationer som är partners till forskningscentret är fotboll, ishockey, golf, skidor, ridning, trav, Sveriges Olympiska Kommitté och En Svensk Klassiker.

Mer information om Sportkontoret: 
Martin Carlsson-Wall, Handelshögskolan i Stockholm: 073-044 09 00, martin.carlsson-wall@hhs.se

Läs gärna Martin Carlsson-Walls krönika om Sportkontoret i Idrottens Affärer:
http://www.idrottensaffarer.se/kronikor/2017/05/satsa-pa-sm-guld-i-sportkontor

Artikel är skriven av Thomas Björn och publicerades på Idrottens Affärer: http://www.idrottensaffarer.se/ratt-organisation-utvecklar-evenemanget